Фонд сохранения бумаг предприятия должен создаваться и наполняться в соответствии с правилами, определенными федеральным законом РФ.

Основные этапы обработки бухгалтерских документов:

1. Предварительный аудит. Устанавливается необходимый объем архивных работ.

2. Обработка бумаг временного срока хранения: систематизация архивного описания дел; составление описи материалов в хронологическом порядке.

3. Обработка документов постоянного срока хранения: просмотр материалов полистно; изъятие черновиков и дублетных экземпляров; сортировка в соответствии с хронологией и нумерацией; оформление описи материалов в хронологическом порядке.

4. Создание архива кадровых бумаг. Качественное сохранение документов по личному составу является делом государственной важности. Они свидетельствуют о трудовом стаже того или иного работника. Необходимо систематизировать приказы по личному составу; лицевые счета или ведомости по начислению зарплаты; трудовые договоры; личные дела и карточки; составить опись кадровых материалов в алфавитном и хронологическом порядке; подготовить историческую справку о деятельности предприятия. Если в процессе архивации выясняется, что какие-либо документы по кадровому составу были утеряны, их необходимо восстановить. Бумажные дела переводятся в электронный вид.

5. Подготовка документов, предназначенных к уничтожению, то есть тех, сроки хранения которых истекли и которые не имеют практической ценности: отбор материалов на уничтожение; оформление соответствующего акта; вывоз материалов на предприятие по переработке вторсырья.

6. Переплет и оформление документов.

Поскольку каждый из описанных этапов требует профессионального подхода, рекомендуется доверить обработку бумаг бухгалтерии организации, которая предоставляет архивные услуги. Сделать выбор в пользу профессиональной помощи в данном вопросе целесообразнее, нежели нанимать в штат архивариуса.

Специалисты такой профильной организации легко справятся с такими работами, как проведение экспертизы ценности документов, обработкой материалов в соответствии с требованиями действующего законодательства, изъятием и уничтожением дел с истекшими сроками хранения; передачей материалов на депозитарное или государственное хранение.